Ce qu’il faut savoir :
Le coffre-fort numérique RH My People Doc offre un stockage sécurisé en ligne avec un plafond de 10 Go d’espace personnel par utilisateur, garantissant la conservation des documents RH jusqu’à 50 ans. Cette plateforme collaborative RH simplifie la distribution automatique des bulletins de paie dématérialisés et assure une gestion documentaire conforme et tracée entre employeurs et salariés.
Combien d’entreprises disposent réellement d’un outil fiable pour centraliser et sécuriser leurs documents RH ? La gestion documentaire RH impose des exigences strictes en matière de confidentialité et d’accessibilité. My People Doc répond à ces besoins en proposant une interface robuste couplée à une authentification renforcée, garantissant un accès sécurisé aux documents administratifs. En maîtrisant ses fonctionnalités, les employeurs et salariés peuvent optimiser la portabilité des informations et la conformité réglementaire tout en améliorant la gestion quotidienne de leur espace numérique personnel.
Définition et rôle du coffre-fort RH My People Doc
My People Doc est un coffre-fort numérique spécialement conçu pour la gestion documentaire RH. Il permet aux entreprises et salariés de centraliser, stocker et sécuriser en ligne tous les documents administratifs et ressources humaines. Ce coffre-fort numérique RH facilite la distribution dématérialisée des bulletins de paie, contrats de travail, et autres documents personnels.
Ce système assure une conservation conforme aux exigences légales, avec une capacité d’archivage pouvant atteindre 50 ans. L’outil vise à simplifier la gestion documentaire RH et à renforcer la traçabilité des échanges entre employeurs et salariés. La plateforme est accessible à tout moment, même après un changement d’employeur, à condition d’avoir activé le compte avec une adresse e-mail personnelle.
My People Doc : stockage sécurisé et distribution
Avec My People Doc, les documents RH sont stockés dans un espace numérique personnel offrant environ 10 Go d’espace sécurisé par utilisateur. Cette limite impose un plafond clair, rarement précisé ailleurs, mais crucial pour bien choisir sa solution RH, notamment dans les PME.
La plateforme automatise la distribution des documents tels que les bulletins de paie dématérialisés et les contrats administratifs. L’envoi automatique réduit les erreurs manuelles et améliore la rapidité.
En plus de l’archivage, My People Doc offre une gestion documentaire avancée : classement automatique, horodatage, historique des activités, ainsi qu’une corbeille permettant de restaurer des documents supprimés. L’outil fonctionne sur ordinateur, tablette et smartphone grâce à une interface fluide et accessible.
Activation et connexion : guide pas à pas
Activation MyPeopleDoc
L’accès à la plateforme My People Doc commence par une invitation envoyée par l’employeur sous forme de mail contenant un lien et un code d’activation. Après réception, il suffit de cliquer sur ce lien pour créer son compte.
La création du compte comprend la définition d’un mot de passe sécurisé (au moins 8 caractères, incluant majuscules, chiffres), puis la saisie d’une adresse e-mail personnelle. Cette étape est clé pour garantir la portabilité du compte, permettant un accès permanent après changement d’entreprise.
L’activation entraine la mise en place immédiate d’une authentification forte comportant une authentification multifacteur (MFA) afin de renforcer la protection des documents RH.
Mot de passe oublié et MFA MyPeopleDoc
En cas d’oubli de mot de passe, la procédure officielle consiste à cliquer sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion, puis à saisir l’adresse e-mail associée au compte. Un lien sécurisé pour le changement du mot de passe est envoyé, valable 24 heures.
La plateforme recommande de créer un nouveau mot de passe robuste. Après plusieurs tentatives infructueuses, le compte peut être temporairement bloqué, et il convient de contacter le service RH ou support MyPeopleDoc.
La présence de la double authentification (MFA) protège l’accès, même si le mot de passe est compromis. Le code reçu par email ou SMS doit toujours être utilisé à chaque connexion.
Notre éclairage. « Pour renforcer la sécurité, vérifiez régulièrement les paramètres de votre compte et activez systématiquement l’authentification multifacteur. »
Sécurité, conformité et traçabilité
La sécurisation des données RH est au cœur du dispositif My People Doc. La plateforme chiffre tous les documents avec l’algorithme AES-256, équivalent aux standards bancaires mondiaux. Les échanges sont systématiquement protégés par le protocole HTTPS/TLS.
L’hébergement est réalisé en France, sur des serveurs certifiés ISO 27001. My People Doc respecte la réglementation RGPD, assurant le droit d’accès, de suppression ou de rectification des données personnelles.
La traçabilité est complète : chaque consultation, téléchargement ou partage est enregistré dans un journal d’audit consultable. Les documents déposés, notamment les bulletins de paie, sont conservés pendant 50 ans, stockés chez CDC Arkhinéo. Cette gestion garantit la valeur légale et la signature électronique peut être activée pour plus de validité juridique.
Avantages pour salariés et employeurs
Pour les salariés, My People Doc offre un accès permanent à leur dossier RH, y compris après le départ de l’entreprise, ce qui constitue un avantage clé peu détaillé ailleurs. Cette accessibilité simplifie les démarches administratives personnelles comme un logement ou une demande de crédit.
La plateforme évite la paperasse et centralise les documents essentiels. Elle propose aussi un partage sécurisé avec des tiers grâce à des liens à expiration et des droits d’accès limités.
Pour les employeurs et services RH, My People Doc réduit considérablement les coûts d’impression et d’envoi postal.
La distribution automatique des documents diminue les erreurs et les demandes de duplicata. Le logiciel RH s’intègre nativement à plusieurs outils paye et gestion RH comme PayFit, Lucca ou Silae pour automatiser les tâches et gagner un temps précieux.
- Espace gratuit pour salariés
- Archivage légal sur 50 ans
- Optimisation des processus documentaires
- Interface facile d’usage sur plusieurs appareils
Comparatif et alternatives
My People Doc se destine principalement aux grandes entreprises qui gèrent un grand volume de documents RH. Ses fonctionnalités sont robustes, mais sa tarification sur devis et son plafond de stockage à 10 Go peuvent limiter son adoption dans les PME ou startups.
Voici un tableau comparatif avec quelques concurrents connus :
| My People Doc | Primobox | Payfit | BambooHR | |
|---|---|---|---|---|
| Type | Coffre-fort RH | Coffre-fort RH | SIRH + paie | SIRH complet |
| Cible | Grandes entreprises | PME/ETI | TPE/PME | PME/ETI |
| Tarifs | Sur devis | Sur devis | À partir de ~6€/salarié/mois | Sur devis |
| Bulletins dématérialisés | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Conservation 50 ans | Oui | Oui | Selon contrat | Non |
| Accessible sans l’employeur | Partiellement | Partiellement | Non | Non |
| Fonctions RH étendues | Non | Non | Oui | Oui |
Pour les petites structures cherchant simplicité et transparence, des alternatives comme Payfit ou Primobox proposent des options plus légères. Elues souvent pour leur interface intuitive et tarifs clairs, elles restent toutefois moins adaptées à la gestion de grands volumes documentaires.
FAQ — My People Doc
Qu’est-ce que My People Doc ?
My People Doc est un coffre-fort numérique dédié à la gestion documentaire RH. Il centralise, stocke et sécurise en ligne les documents administratifs et ressources humaines, simplifiant leur distribution dématérialisée et assurant une conservation légale jusqu’à 50 ans.
Comment fonctionne My People Doc ?
My People Doc fonctionne comme un espace personnel sécurisé où les documents RH sont stockés avec environ 10 Go d’espace. La plateforme automatise la distribution des documents et offre une gestion avancée, accessible via ordinateur, tablette ou smartphone.
Comment activer un compte My People Doc ?
L’activation de My People Doc débute par une invitation reçue par email de l’employeur contenant un lien et un code. En cliquant sur ce lien, l’utilisateur crée son compte avec un mot de passe sécurisé et une adresse e-mail personnelle pour assurer l’accès permanent même après départ.
Quelles sont les mesures de sécurité de My People Doc ?
My People Doc utilise un chiffrement AES-256 et le protocole HTTPS/TLS pour sécuriser les données. L’hébergement est en France sur des serveurs certifiés ISO 27001 et conforme au RGPD, avec une traçabilité complète des accès et actions des utilisateurs.
Comment fonctionne la gestion du mot de passe et la double authentification sur My People Doc ?
En cas d’oubli de mot de passe, la procédure My People Doc consiste à utiliser la fonctionnalité « Mot de passe oublié » pour recevoir un lien sécurisé valable 24 heures. La plateforme exige une authentification multifacteur (MFA) pour renforcer la sécurité à chaque connexion.
Quels avantages My People Doc offre-t-il aux salariés et employeurs ?
My People Doc offre un accès permanent aux documents RH pour salariés, même après départ, facilitant les démarches administratives. Pour les employeurs, il réduit coûts d’impression, erreurs, et s’intègre à plusieurs logiciels RH pour automatiser la gestion documentaire.
Philibert partage sur ce blog ses analyses et conseils pratiques destinés aux salariés, entrepreneurs et professionnels en transition. Fort de son expérience terrain et de sa veille constante sur les évolutions du marché du travail, il décrypte les tendances RH, les dispositifs de formation et les stratégies de reconversion. Ses articles visent à accompagner chacun dans ses choix professionnels et son parcours d’apprentissage tout au long de la vie.
