Chaque année, des millions de documents professionnels s’accumulent dans nos tiroirs et classeurs. Bulletins de paie égarés, contrats introuvables au moment crucial, factures perdues lors d’un déménagement : ces situations frustrantes appartiennent désormais au passé. Arkevia coffre-fort transforme la gestion de vos archives en offrant un espace numérique sécurisé où stocker tous vos documents importants pendant 50 ans. Cette solution permet aux salariés et aux entreprises de centraliser leurs fichiers tout en respectant les normes juridiques les plus strictes.
En bref
- Solution de conservation numérique certifiée NF Z42-013 garantissant la valeur juridique de vos documents pendant 50 ans
- Sécurité renforcée avec chiffrement de bout en bout, authentification à deux facteurs et serveurs basés en France conformes au RGPD
- Accès permanent via l’espace MyArkevia, même après changement d’employeur, depuis ordinateur ou smartphone
- Économies substantielles pour les entreprises avec réduction jusqu’à 91% des coûts de traitement documentaire
- Fonctionnalités avancées incluant recherche intelligente, partage sécurisé, signature électronique et désignation d’un contact de confiance
Qu’est-ce que Arkevia coffre-fort et pourquoi il compte pour vos documents
Conformité et valeur juridique : NF Z42-013, RGPD et coffre-fort numérique Arkevia
Arkevia est une plateforme de coffre-fort numérique développée par Cegedim SRH, spécialement conçue pour la conservation sécurisée de vos documents professionnels et personnels. Cette solution permet de stocker vos fichiers importants pendant une durée pouvant aller jusqu’à 50 ans, bien au-delà de ce que propose un archivage papier classique.
La conformité réglementaire constitue un pilier central de cette solution. Arkevia respecte la norme française NF Z42-013, garantissant ainsi la valeur probante des documents archivés. Concrètement, cela signifie que vos bulletins de paie, contrats ou factures stockés dans le coffre-fort possèdent la même valeur juridique qu’un document papier signé. Pour en savoir plus, il est conseillé d’utiliser une solution de stockage sécurisé.
Le RGPD est également pleinement respecté. Les serveurs sont basés en France, assurant que vos données restent sur le territoire européen. Chaque document bénéficie d’un horodatage et d’une empreinte cryptographique inviolable, ce qui permet de prouver l’authenticité et l’intégrité des fichiers en cas de litige ou de contrôle administratif.
Sécurité et confidentialité des données : cryptage, 2FA et journal d’audit
La sécurité d’Arkevia coffre-fort repose sur plusieurs couches de protection. Le chiffrement de bout en bout protège vos documents contre les accès non autorisés et les cyberattaques. Chaque fichier est crypté dès son dépôt, rendant son contenu illisible pour toute personne ne disposant pas des clés de déchiffrement. Il est également essentiel de connaître sécurité de votre coffre-fort numérique pour assurer une protection optimale.
L’authentification à deux facteurs (2FA) renforce considérablement la sécurité de votre espace personnel. Au-delà du simple mot de passe, cette double vérification empêche les intrusions même si vos identifiants venaient à être compromis.
Un journal d’audit détaillé enregistre toutes les activités réalisées sur votre coffre-fort : consultation, ajout, suppression ou partage de documents. Cette traçabilité complète garantit une transparence totale sur l’utilisation de votre espace et facilite la détection d’éventuelles anomalies.
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Estimez les économies réalisées grâce à la dématérialisation de vos documents avec Arkevia coffre-fort.
Économies annuelles estimées :
La dématérialisation peut réduire jusqu’à 91% les coûts de traitement documentaire.
Accès, connexion et démarrage avec Arkevia coffre-fort
Inscription et création du compte Arkevia
La création de votre compte Arkevia coffre-fort se fait en quelques étapes simples. Aucune installation logicielle n’est nécessaire, tout se passe directement en ligne via votre navigateur web ou l’application mobile dédiée.
Pour démarrer, vous recevrez généralement une invitation de votre employeur par email. Cette invitation contient un lien sécurisé vous permettant de créer votre espace personnel en quelques clics. Vous devrez renseigner vos informations de contact, choisir un mot de passe robuste et valider les conditions d’utilisation. Si vous souhaitez savoir comment installer eDoc Perso, vous pouvez consulter notre guide dédié en cliquant sur comment installer eDoc Perso.
La plateforme est accessible 24h/24 depuis tout appareil : ordinateur, smartphone ou tablette. L’interface s’adapte automatiquement à la taille de votre écran pour une navigation optimale.
Accès salarié et espace personnel MyArkevia
L’espace personnel MyArkevia constitue votre portail centralisé pour accéder à tous vos documents professionnels et personnels. Vous y retrouvez vos bulletins de paie, contrats de travail, diplômes, certificats ou factures importantes.
Un avantage majeur : vous conservez l’accès à vos documents même après une séparation avec votre employeur. Cette continuité d’accès garantit la pérennité de vos archives personnelles, ce qui facilite vos démarches administratives futures.
En cas d’oubli de votre mot de passe ou identifiant, une procédure de réinitialisation sécurisée vous permet de récupérer vos accès via l’adresse email enregistrée lors de votre inscription.
Le mot de l’auteur
« La vraie valeur d’Arkevia réside dans la conservation longue durée et l’accès permanent à vos documents, bien au-delà de votre vie professionnelle active. »
Avantages et cas d’usage pour les salariés et les entreprises
Pour les salariés, Arkevia simplifie considérablement la gestion documentaire quotidienne. Tous vos justificatifs sont centralisés dans un espace unique et sécurisé, accessible à tout moment. Lors d’un changement d’employeur, vous pouvez ajouter votre nouvel employeur à votre espace existant sans perdre l’historique de vos documents précédents.
Cette centralisation devient particulièrement utile lors de démarches administratives : demande de prêt bancaire, déclaration d’impôts, constitution de dossier de retraite. Vous retrouvez instantanément les pièces justificatives nécessaires sans fouiller dans des classeurs poussiéreux.
Du côté des entreprises, les bénéfices sont multiples. La dématérialisation via Arkevia permet de réduire jusqu’à 91% les coûts de traitement et de distribution des documents administratifs. Les délais de mise à disposition sont raccourcis, les risques de perte ou de détérioration éliminés.
L’impact environnemental est également significatif. La réduction de l’impression et du stockage physique contribue à diminuer l’empreinte carbone de l’entreprise. Les équipes RH gagnent un temps précieux sur les tâches administratives répétitives pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Les cas d’usage incluent :
- Gestion des bulletins de paie dématérialisés avec archivage automatique
- Conservation des contrats de travail et avenants
- Stockage des certificats de formation et diplômes professionnels
- Archivage des attestations employeur et justificatifs divers
- Partage sécurisé de documents avec des tiers de confiance
Fonctionnalités clés et organisation des documents
Arkevia propose un ensemble complet d’outils pour gérer efficacement vos archives numériques. La création de dossiers personnalisés vous permet d’organiser vos documents selon votre propre logique : par année, par type de document ou par projet.
La fonction de recherche avancée facilite la localisation rapide d’un fichier spécifique grâce à des filtres sur les dates, les types de documents ou les mots-clés. Vous pouvez renommer, classer ou déplacer vos fichiers en quelques clics pour maintenir un espace ordonné.
Le partage sécurisé constitue une fonctionnalité particulièrement pratique. Vous générez un lien de partage temporaire avec une date d’expiration définie, permettant à un destinataire externe d’accéder à un document sans compromettre la sécurité globale de votre coffre-fort.
La signature électronique intégrée permet de valider des documents directement depuis la plateforme. Cette fonction accélère les processus administratifs qui nécessitent votre approbation formelle.
La désignation d’un contact de confiance renforce la prévoyance. En cas d’incapacité temporaire ou permanente, cette personne pourra récupérer vos documents importants selon les modalités que vous aurez préalablement définies.
L’export de fichiers reste possible à tout moment. Vous pouvez télécharger vos documents pour créer une sauvegarde locale supplémentaire ou les transférer vers une autre solution si nécessaire.
Bonnes pratiques, sécurité et conseils d’utilisation
Pour tirer le meilleur parti de votre coffre-fort numérique, adoptez quelques réflexes simples. Organisez régulièrement vos documents en créant une structure de dossiers cohérente dès le départ. Cette discipline initiale vous fera gagner un temps considérable par la suite.
Concernant la sécurité, choisissez un mot de passe unique et complexe, différent de ceux utilisés pour vos autres comptes. Activez systématiquement l’authentification à deux facteurs pour maximiser la protection de votre espace personnel.
Vérifiez périodiquement le journal d’audit pour contrôler les accès et activités sur votre compte. Toute consultation ou modification non reconnue doit immédiatement faire l’objet d’une alerte auprès du support technique.
Ne partagez jamais vos identifiants de connexion, même avec des proches. Privilégiez plutôt la fonction de partage sécurisé ou la désignation d’un contact de confiance pour permettre un accès légitime à certains documents.
Profitez de la capacité de stockage longue durée pour alimenter progressivement votre coffre-fort avec vos documents personnels importants : diplômes, certificats médicaux, actes notariés. Cette centralisation facilitera vos démarches administratives futures.
Le coût pour le salarié est généralement pris en charge par l’employeur, rendant l’utilisation gratuite dans la majorité des cas. Renseignez-vous auprès de votre service RH pour confirmer cette prise en charge et connaître les éventuelles limitations de stockage.
FAQ
Qu’est-ce qu’Arkevia coffre-fort ?
Arkevia coffre-fort est une plateforme développée par Cegedim SRH pour la conservation sécurisée de documents. Elle permet de stocker des fichiers importants pendant 50 ans, tout en garantissant leur valeur juridique et leur conformité avec diverses normes, comme la NF Z42-013.
Comment Arkevia garantit-elle la conformité réglementaire ?
Arkevia garantit la conformité réglementaire en respectant la norme NF Z42-013, qui assure la valeur probante des documents archivés. De plus, elle respecte le RGPD, avec des serveurs basés en France pour protéger les données sur le territoire européen.
Quels sont les avantages d’Arkevia pour les salariés ?
Les avantages d’Arkevia pour les salariés incluent la centralisation de leurs justificatifs dans un espace sécurisé, un accès permanent à leurs documents même après une séparation d’avec leur employeur, et la simplification des démarches administratives.
Comment fonctionne la sécurité d’Arkevia coffre-fort ?
La sécurité d’Arkevia coffre-fort repose sur le chiffrement de bout en bout, l’authentification à deux facteurs et un journal d’audit détaillé. Ces mesures protègent les documents contre les accès non autorisés et assurent une traçabilité complète des actions sur le compte.
Quels types de documents peuvent être archivés dans Arkevia ?
Dans Arkevia, il est possible d’archiver divers types de documents, notamment des bulletins de paie, des contrats de travail, des certificats de formation, des diplômes et divers justificatifs administratifs, ce qui facilite leur gestion.
Comment accéder à mon compte Arkevia ?
Pour accéder à votre compte Arkevia, vous devez créer votre espace personnel en ligne via une invitation reçue par email de votre employeur. Vous pourrez ensuite vous connecter depuis n’importe quel appareil, 24h/24, en utilisant vos identifiants.
Philibert partage sur ce blog ses analyses et conseils pratiques destinés aux salariés, entrepreneurs et professionnels en transition. Fort de son expérience terrain et de sa veille constante sur les évolutions du marché du travail, il décrypte les tendances RH, les dispositifs de formation et les stratégies de reconversion. Ses articles visent à accompagner chacun dans ses choix professionnels et son parcours d’apprentissage tout au long de la vie.
